电话树模板是商业 和组织,特别是在紧急情况下。通过此模板,您可以与自己最重要的人联系组织 为了传达重要信息。也称为“呼叫树模板”或“紧急电话树模板”,这很容易实现,但非常有益。

电话树模板

电话树模板的优点和局限性

如果要在组织中创建事件或紧急响应策略,则必须使用电话树模板。这将使您轻松联系模板中的每个人。只要您确保联系信息 模板始终处于更新状态,将达到其目的。创建您自己的空白电话树模板有一些好处:

  • 您可以使用该模板在短时间内与数名员工进行通信。
  • 您可以快速传达您的消息,而不必使单个系统或一个人过载。
  • 与自动消息不同,该模板支持收件人和呼叫者之间的双向通信。如果您应该联系的人没有接听电话,您还可以向上司报告。
  • 这可以帮助为组织的所有成员创建一个公共信息源。
  • 由于呼叫树模板的那些部分将亲自互相呼叫,因此表明该组织对其员工的福利有既得利益。

像任何其他通信方式一样,紧急电话树模板也有一些限制,即:

  • 人为错误可能会损害模板的有效性。当模板中列出的一名或多名员工在紧急情况下不清楚他们应该做什么和应该打电话给谁时,尤其如此。
  • 另外,如果未联系任何人,则意味着他本应呼叫的每个人也不会被联系。根据紧急情况,某些员工甚至可能无法实际拨打电话。

除了使用此电话树模板之外,您还应该考虑启动另一种联系方式您的员工。如果其中之一在多次尝试后仍未响应呼叫,则应尝试其他通信方式。

呼叫树模板

为模板构建电话树

空白的电话树模板是系统的重要方面,您可以通过电话与一组员工进行通信。该系统可以帮助您以快速有效的方式向一大群人传达一条短消息。完成电话树模板后,您可以将其用于:

  • 当您需要召开紧急会议时,可以动员您的员工到一个地方。
  • 在紧急情况下传播重要信息。
  • 通知您的员工听证会或会议的任务或最新更改。
  • 增加参加会议的人数会议 您设置。
  • 加强您的信息通过电子邮件发送.

如果您是协调电话树的负责人,则只需要一份完整的更新清单,其中列出了您计划加入电话树模板的人员的姓名和联系方式。如果要构建自己的模板,请按照以下步骤进行操作:

  • 创建要通过电话树联系的人员的姓名和更新的详细联系信息的完整列表。还包括手机号码,办公室号码和家庭电话。
  • 如果您要呼叫其他分支机构的员工,请与分支机构负责人联系,以便他为您提供相关详细信息。另外,如果需要,请分支机构负责人通知您姓名或联系方式的任何更改。
  • 从主列表中,选择一小组可靠的员工,您将指派这些员工来呼叫并激活模板上的其他员工。
  • 在实施电话树系统之前,请确保与参与其中的每个人进行对话,尤其是小组成员。告诉他们,如果他们本来应该联系的人没有接电话,他们必须与您联系。
  • 要求您的员工通知您他们是否要下班休息,因此您可以指派其他人来负责呼叫电话树中的其他人。

紧急电话树模板

在Microsoft Word中创建电话树模板

如上所述,电话树模板是组织中非常有用的工具。如果使用得当,它将使您有效,快速地向一群人传播紧急或重要的信息。紧急电话树模板可以使您分担责任,而不是让整个人与单个人联系。

只要您选择一个由最可靠的员工组成的关键人员,这将有助于确保紧急响应策略的有效性。例如,您作为模板上的第一个人将不得不召集3-4个重要人物。然后,这些人中的每个人都将不得不再召集3-4个人来共享您刚刚提供的信息。

这将继续进行,直到电话树的每个部分都收到该消息为止。空白的电话树模板的妙处在于,使用Microsoft Word或任何其他文字处理软件可以轻松创建一个模板。步骤如下:

  • 在Microsoft Word中打开一个新文档。
  • 点击页面顶部的“插入”标签。在选项卡上找到“插图”组,然后单击“ SmartArt”。
  • 当SmartArt窗口打开时,单击“层次结构”。查看不同的选项,然后选择所需的布局样式。选择样式后,点击“确定”。确保选择的模板以正确的顺序包含了电话树所需的所有框。如果不是,则可能必须删除,添加或重新组织一些框。
  • 如果要添加更多框,请单击现有框之一。然后找到“设计”选项卡,然后单击它。在“添加图形”选项旁边的“创建图形”组中,打开下拉菜单。在这里,您可以选择“之前添加形状”或“之后添加形状”。为此,您将创建一个新框,该框与您单击的框处于同一级别。
  • 如果要在单击的框的上方或下方添加一个框,则可以选择“在下方添加形状”或“在上方添加形状”。
  • 如果您需要重新放置任何框,请单击“向下移动”,“向上移动”,“删除”或“升级”。
  • 如果您需要删除其中一个框,只需单击它,然后按键盘的“删除”键即可。
  • 当您对模板感到满意时,就该保存它了。单击“文件”,“另存为”,然后选择文件目标。给您的模板起一个适当的名称,以便您可以在目标位置轻松找到它。
  • 创建电话树的名称和联系方式列表之后,打开模板并开始输入。完成后,将文档保存为其他文件名,以便您可以继续将空白模板用于不同的电话树。

空白电话树模板

激活电话树模板

启动电话树的人是协调员。如果这是您的工作,那么您必须确切地知道如何激活电话树。提出一个简短的脚本与密钥组共享将对您很有帮助。这样,您就完全知道在拨打这些电话时必须说些什么。这里有一些技巧可以帮助您:

  • 如果您的密钥组成员不在办公室,请给他们每个人打电话。但是,如果您与他们合作,请召集他们参加会议,讨论您需要分享的信息。
  • 之后,提醒他们自己的责任。如果需要,您可能还要求他们向您提供有关他们拨打的电话以及收件人响应方式的反馈。
  • 如果您为密钥组创建了脚本,请与他们共享。这样,他们将拥有通知电话树其他成员所需的所有信息。
  • 对电话树的有效性进行抽查。为此,请给几个随机的人打个电话,以确保他们从指定的与他们联系的人那里收到了完整而准确的信息。
  • 当您确认所有人都收到了邮件后,请感谢您的关键小组成员,并祝贺他们做得很好。欣赏他们的努力将使他们保持动力,并愿意在下一次表现良好。
  • 与电话树模板一起,创建一个组织结构图 用作电话树成员的指南。
  • 另外,除了打电话给工作人员以外,还可以考虑其他联系电话树成员的方法。
模板实验室 2019年5月5日